Introducción
La idea del desarrollo del ensayo, es entender la similitud, diferencias y resaltar los puntos importantes, entres los textos de la Guía de Fundamentos para la dirección de Proyectos (Guía del PMBook) y el “Director Profesional de Proyectos” de Pablo Lledó, del capítulo 10 de ambos libros en cuanto a la gestión de las comunicaciones del proyecto
La comunicación es importante en la vida cotidiana y en los proyectos también, porque si no se aprende a comunicar de manera efectiva no se conseguirá proyectos exitosos. En la gestión de la comunicación del proyecto es donde se genera, se recoge y se distribuye la información a las personas interesadas en el proyecto, y también se almacena. La idea principal es informar el avance del proyecto y sus desviaciones para tomar las medidas necesarias, si fuera el caso.
Las limitaciones del ensayo es que no presentan casos específicos, de cómo aplicar la gestión de la comunicación de los proyectos, es un trabajo cuya finalidad es comparar un capítulo de dos documentos que se refieren a la información que se va a comunicar, cada cuanto se va a comunicar y a quienes se van a comunicar, para satisfacer los requisitos de los interesados en el proyecto y resolver polémicas con ellos.
Desarrollo
En el libro de Pablo Lledó, empieza con una idea esencial, y es, que la principal habilidad de un director de proyecto es la comunicación, porque si no se aprende a comunicar de manera efectiva no se conseguirán proyectos exitosos.
En los capítulos se mencionan 4 procesos de la comunicación que son:
1. Planificación de la comunicación: Determina las necesidades de información y comunicación de los interesados.
2. Distribuir la información: Colocar la información necesaria a disposición de los interesados.
3. Informar el desempeño: Comunicar el estado del avance del proyecto
4. Gestionar las expectativas de los interesados: Satisfacer los requisitos de los interesados y resolver los conflictos de los recursos humanos
Adicionalmente el libro de Pablo Lledó, se habla de un primer proceso que es el de identificar los interesados, que es donde se identifica todas las personas u organizaciones que están involucradas con el proyecto, los cuales pueden afectar positivamente o negativamente en el proyecto. La importancia de este proceso es que la comunicación tiene que ser constante entre el director de proyecto y los interesados, porque en base a esto todos conocen el avance del proyecto y se pueden tomar decisiones en caso de que hubiera la necesidad.
En la planificación de la comunicación se determina qué información requiere los interesados, cuándo la necesitan, cómo le será suministrada y por quién. En las entradas de este proceso encontramos: el registro de interesados, factores ambientales de la empresa, activos de los procesos de la organización (lecciones aprendidas e información histórica), enunciado del alcance del proyecto y el plan de gestión del proyecto donde se encuentran las restricciones, como por ejemplo restricciones de la ubicación geográfica del equipo y asunciones.
En cuanto a las herramientas, se menciona el análisis de los requisitos determina los medios de comunicación y la información necesaria que ocupan los interesados, ya sea que el proyecto avance exitosamente o que no vaya avanzando según lo acordado. También se limita quién se comunica con quién, y quién recibirá la información. Tecnología de las comunicaciones es donde se escoge la metodología usada para transmitir la información entre los interesados del proyecto, teniendo en cuenta factores como la urgencia, disponibilidad de la tecnología actual, el personal previsto para el proyecto, la duración del proyecto, cambios tecnológicos y el entorno del proyecto.
Como resultado de esta fase obtendremos el plan de gestión de la comunicación, donde este plan proporciona, formato y contenidos del tipo de información, personas responsables de comunicar, personas que recibirán la información, tecnología que se va a utilizar para comunicar, frecuencia con que se va hacer y el glosario de términos comunes.
En la fase de distribución de la información, se debe implementar el plan de comunicación con el fin de informar a tiempo a los interesados del avance del proyecto, para ello el director de proyectos debe contar con habilidades de comunicación para que las personas correctas reciban la información apropiada en el tiempo y forma apropiada. Para distribuir la información existen muchas alternativas, como por ejemplo, mensajería, e-mail, videoconferencias, base de datos, prensa, Internet, oficinas virtuales, presentaciones multimedia, etc., todo esto llevara a obtener la documentación de lecciones aprendidas, registros, informes, presentaciones del proyecto, así como notificaciones y retroalimentación de los interesados.
En cuanto a informar el rendimiento, es el proceso donde se compara el estado actual del proyecto contra la línea base del mismo. Los informes de avance indican cómo se están utilizando los recursos e informan sobre el alcance, cronograma, costos, calidad, riesgos y adquisiciones del proyecto. Para ello hago mediciones del rendimiento del trabajo, esto es en cuanto al estado de terminación de los productos entregables, también hago mediciones del control de calidad, utilizó el plan de gestión del proyecto para comparar la línea base y el estado del proyecto, la solicitud de cambios aprobados y productos entregables.
Las herramientas que utilizo son los análisis de variación entre la línea base y el proyecto, métodos de proyecciones, métodos de comunicación, informes de tiempo y costos y por último el sistema de informes donde registro, almaceno y distribuyo la información de manera sistematizada. Todo esto hace que este proceso obtenga los informes del desempeño del proyecto y su avance en función de su línea base, también obtengo proyecciones, cambios solicitados, acciones correctivas recomendadas y actualizaciones a la documentación de las lecciones aprendidas.
En la gestión de las expectativas de los interesados, es donde se suministra información a los interesados para satisfacer las necesidades y resolver conflictos con ellos, para hacer este proceso posible, ocupamos el registro de interesados, la gestión de interesados, el plan de comunicación, el registro de incidentes y registro de cambios, para hacer esto posible utilizamos herramientas como los métodos de comunicación (reuniones, llamadas telefónicas, e-mail, skype, etc.) y las habilidades interpersonales y de gestión (registros de polémicas), lo que obtendríamos es el documento de polémicas resueltas, las solitudes de cambios aprobados, acciones correctivas aprobadas, las actualizaciones de los activos de los procesos de la organización y las actualizaciones al plan de gestión del proyecto.
Se hace mención en los dos capítulos de los diferentes libros, sobre los canales de comunicación y los modelos de comunicación. Los canales de comunicación determinan la complejidad de las comunicaciones de proyectos, donde se puede calcular por medio de la siguiente formula número de canales = (n x (n -1) / 2, donde n es el número de interesados (involucrados).
En cuanto a los modelos de comunicación, es la comunicación que fluye entre el emisor y el receptor; El emisor codifica el mensaje antes de enviarlo y el receptor lo decodifica al recibirlo, luego el receptor vuelve a codificar el mensaje para enviar su respuesta al emisor que lo decodificará. Durante este proceso el mensaje original puede sufrir cambios o fallas de interpretación como consecuencia de ruidos en el contexto, una mala codificación, grandes distancias entre los miembros del equipo, hostilidad, lenguajes, cultura, experiencias, niveles de educación, etc. Además, también suelen existir personas que se convierten en bloqueadores de la información con frases tales como: “eso es imposible”, “ni lo sueñes”, “NO NO NO”, etc.
La diferencia es que en el PMBook, como libro de buenas prácticas tiene una estructura modular basada en entradas, herramientas & técnicas y termina con salidas, mientras el libro de Lledó tiene una estructura sencilla y amigable como complemento del PMBook y del conocimiento para el Director de Proyectos.
Conclusión
Lo importante del ensayo es entender la importancia de la gestión de comunicación, como habilidad primordial del director de proyectos para el éxito del proyecto, los capítulos no se contradicen, que por el contrario se complementan, con el PMBook, se compone de la estructura de la Guía, donde se definen las entradas, herramientas y salidas de cada fase de la gestión y el libro de Pablo Lledó explica en detalles y propone estrategias para su aplicación, así como preguntas y cuestionamientos.
En cuanto a las diferencias encontradas, no son muchas sino es en el fondo, pues el libro de Pablo Lledó en el capítulo 10, explica en un lenguaje sencillo lo que se expone en el PMBook. Lo importante es la aplicación de los cuatro procesos de la gestión de la comunicación, para que el director pueda informar a los interesados del avance del proyecto.
Identificar las necesidades de información de los interesados y determinar una forma adecuada de satisfacer esas necesidades es un factor importante para el éxito del proyecto y son las dos ideas centrales de los capítulos, porque informando de una forma adecuada la información del avance del proyecto podremos tomar decisiones sobre la marcha, para sacar avance el proyecto si este lo amerita y sino tendremos la posibilidad de que los interesados apoyen más el proyecto para tener un producto de muy buena calidad
Adicionalmente este documento presenta similitudes y diferente, presente un resumen de los cuatro procesos, donde los dos capítulos los menciona, esto con el fin de que sirva como parte del examen final del presente curso.
RECOMENDACION
Mi recomendación es leer el PMBook, de primero para entender los procesos de gestión de la comunicación y los 4 procesos, así como las entradas, herramientas y técnicas y sus salidas en cada proceso, y después leer el libro de Pablo Lledó, donde se explica de una manera más sencilla, el capítulo 10 de la Guía del PMBook. Creo que todo director de proyectos, debe de leer y entender para tener una gestión de comunicación, es la habilidad que debe de tener todo director de proyecto para que el proyecto sea exitoso.
No hay comentarios:
Publicar un comentario